Datenschutz
Fuel and Function - Personal Training und Online Training by Jan-Eric Kleemann
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Jan-Eric Achim Kleemann
Rhönstraße 52
63477 Maintal
Telefon: +49 1522 3261676
E-Mail: jan.eric@fuelandfunction.de
Website: fuelandfunction.de
2. Grundsätze der Datenverarbeitung
Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung meiner Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO sowie den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen. Ich treffe geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für meine Personal Training Leistungen vor Ort als auch für den Verkauf digitaler Trainingsprogramme und das damit verbundene Online-Coaching. Die im Rahmen der Online-Leistungen eingesetzten zusätzlichen Tools sind in den Abschnitten 4.7 bis 4.10 gesondert aufgeführt.
3. Welche Daten ich erhebe und warum
3.1 Vertragsdaten
Bei Abschluss eines Trainingsvertrags erhebe ich: Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
3.2 Gesundheits- und biometrische Daten
Zur Sicherstellung eines individuellen und gesundheitlich unbedenklichen Trainings erhebe ich: Vorerkrankungen, Verletzungen, Beschwerden, aktuelle Medikamente sowie biometrische Daten wie Körpergewicht, Körpermaße und Körperfettanteil.
Diese Daten werden in Microsoft Excel lokal erfasst und gespeichert. Die Dateien werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Vertragsende werden diese Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)
Speicherdauer: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses, danach unverzügliche Löschung
3.3 Trainingsdaten
Zur Dokumentation und Steuerung des Trainingsfortschritts werden Trainingspläne und trainingsrelevante Leistungsdaten erfasst. Im Rahmen des Personal Trainings erfolgt die Speicherung in Microsoft Excel ausschließlich lokal auf dem Gerät des Trainers. Im Rahmen der digitalen Trainingsprogramme werden Trainingsdaten (Trainingsgewichte, Wiederholungszahlen, RPE-Werte, Ergebnisse der Eingangs- und Re-Diagnostik) durch den Kunden in der Trainings-App TrainHeroic eingetragen und dort gespeichert (siehe Abschnitt 4.7).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses, danach unverzügliche Löschung
3.4 Kommunikationsdaten
Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Messenger erhebe ich: Inhalt der Kommunikation, Datum und Uhrzeit, Kontaktdaten des Absenders. Bei der Terminbuchung über Calendly werden Name, E-Mail-Adresse und Termindetails erfasst und an Calendly übermittelt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 3 Jahre
3.5 Bestelldaten beim Kauf digitaler Trainingsprogramme
Beim Kauf eines digitalen Trainingsprogramms über CopeCart erhebt CopeCart als Reseller die für den Kaufvertrag erforderlichen Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen). Mir als Trainer werden zur Erbringung der Leistung folgende Daten übermittelt: Name, E-Mail-Adresse sowie Information über die gekaufte Programmvariante (Standard oder Plus). Bei der Plus-Variante zusätzlich die Mobilfunknummer für die WhatsApp-Kommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
4. Eingesetzte Tools und Dienstleister
4.1 Microsoft Excel
Zur lokalen Erfassung und Speicherung von Trainingsplänen, biometrischen Daten und Kundendaten wird Microsoft Excel verwendet. Die Daten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Trainers gespeichert und nicht in der Cloud oder an Dritte weitergegeben. Microsoft hat keinen Zugriff auf die gespeicherten Inhalte, sofern keine cloudbasierte Synchronisation (z. B. OneDrive) aktiviert ist. Der Trainer verpflichtet sich, die Excel-Dateien durch geeignete Maßnahmen (z. B. Passwortschutz, verschlüsselter Speicher) zu sichern.
Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
4.2 WhatsApp Business
Für die Kundenkommunikation nutze ich WhatsApp Business, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Telefonnummer, Nachrichteninhalte (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) sowie Metadaten. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Meta hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Bei Personal Training Leistungen erfolgt die Nutzung nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden. Als Alternative stehen E-Mail und Telefon zur Verfügung. Bei der Plus-Variante der digitalen Trainingsprogramme ist die Kommunikation über WhatsApp Bestandteil der gebuchten Leistung; mit dem Erwerb der Plus-Variante willigt der Kunde in die Nutzung von WhatsApp für die Einreichung von Trainingsvideos und den begleitenden Austausch ein.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
4.3 Gmail
Für die E-Mail-Kommunikation nutze ich Gmail, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
E-Mails werden auf Servern von Google gespeichert und verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
4.4 Google Calendar
Für die Terminplanung nutze ich Google Calendar, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Dabei können folgende Daten verarbeitet werden: Name, Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung) sowie ggf. E-Mail-Adresse bei geteilten Terminen. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
4.5 Apple Calendar
Ergänzend nutze ich Apple Calendar, einen Dienst von Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland.
Termindaten werden lokal auf dem Gerät sowie ggf. in iCloud gespeichert. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Apple hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/
4.6 Calendly
Für die Online-Terminbuchung nutze ich Calendly, einen Dienst der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, gewählter Terminslot sowie ggf. weitere im Buchungsformular angegebene Informationen. Die Daten werden auf Servern von Calendly in den USA gespeichert. Calendly hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
Die Nutzung von Calendly ist freiwillig. Als Alternative stehen WhatsApp Business und E-Mail zur Verfügung. Eine Terminbuchung über Calendly setzt die Zustimmung zu den Datenschutzbedingungen von Calendly voraus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. a DSGVO (Einwilligung)
Speicherdauer: Termindaten werden nach Ablauf des Termins automatisch gelöscht, sofern keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.
Weitere Informationen: https://calendly.com/de/pages/privacy
4.7 TrainHeroic (Trainings-App)
Für die Bereitstellung der digitalen Trainingsprogramme nutze ich die Trainings-App TrainHeroic, einen Dienst der TrainHeroic Inc., 1755 Blake Street, Suite 200, Denver, CO 80202, USA.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse sowie die vom Kunden selbst eingetragenen Trainingsdaten (Trainingsgewichte, Wiederholungszahlen, RPE-Werte, Notizen, Ergebnisse der Eingangs- und Re-Diagnostik). Die Daten werden auf Servern von TrainHeroic in den USA gespeichert.
Die Übermittlung in die USA stellt einen Drittlandtransfer dar. Sie erfolgt auf Grundlage der vom Kunden im Rahmen der Kontoeröffnung erteilten Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), soweit zwischen den Parteien anwendbar. Der Kunde kann seine Trainingsdaten über das Athleten-Web-Portal von TrainHeroic jederzeit exportieren oder sein Konto vollständig löschen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Für die Dauer des aktiven TrainHeroic-Kontos des Kunden bzw. bis zur Löschung durch den Kunden
Weitere Informationen: https://legal.trainheroic.com/privacy-policy.html
4.8 CopeCart (Reseller für digitale Trainingsprogramme)
Für den Verkauf der digitalen Trainingsprogramme nutze ich die Plattform CopeCart, einen Dienst der CopeCart GmbH (Anschrift gemäß Impressum von CopeCart). CopeCart fungiert als Reseller und ist Vertragspartner des Kunden für den Kaufvertrag.
CopeCart erhebt im Rahmen des Bestellvorgangs folgende Daten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen sowie ggf. Mobilfunknummer (bei der Plus-Variante). CopeCart übermittelt mir als Trainer zur Erbringung der Leistung Name, E-Mail-Adresse, Information über die gekaufte Programmvariante und ggf. die Mobilfunknummer.
Für die Verarbeitung der Daten durch CopeCart gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von CopeCart, die im Bestellprozess einsehbar sind.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://www.copecart.com/datenschutz
4.9 Google Meet (nur Plus-Variante)
Für die drei Video-Check-ins der Plus-Variante nutze ich Google Meet, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Audio- und Videodaten während des Calls sowie technische Verbindungsdaten. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen. Die Calls werden nicht aufgezeichnet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Verbindungsdaten werden gemäß den Speicherrichtlinien von Google verarbeitet; durch mich werden keine Daten dauerhaft gespeichert.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
4.10 WhatsApp für Video-Einreichungen (nur Plus-Variante)
Im Rahmen der Plus-Variante können Kunden Trainingsvideos zur Technik-Überprüfung über WhatsApp einreichen. Für die rechtlichen Grundlagen der WhatsApp-Nutzung gelten die Ausführungen unter Abschnitt 4.2. Eingereichte Trainingsvideos werden von mir nach der Auswertung gelöscht, spätestens jedoch mit Ablauf der zwölfwöchigen Programmlaufzeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
5. Hinweis zu Google-Diensten
Da ich Gmail, Google Calendar und für die Plus-Variante zusätzlich Google Meet nutze, können Daten diensteübergreifend durch Google verarbeitet werden. Ich habe auf diese Verarbeitung keinen Einfluss.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
6. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer zur Vertragserfüllung notwendige Dienstleister haben nur Zugriff auf die für ihre Tätigkeit erforderlichen Daten, eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht oder du ausdrücklich eingewilligt hast.
Excel-Dateien mit biometrischen Daten und Trainingsplänen werden nicht weitergegeben.
Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen der unter Abschnitt 4 genannten Dienste statt. Die jeweilige Rechtsgrundlage ist dort gesondert ausgewiesen. Anbieter, die sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen haben, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau. Für Anbieter ohne Zertifizierung erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und/oder der ausdrücklichen Einwilligung des Kunden.
7. Deine Rechte
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst jederzeit Auskunft über die von mir gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Du hast das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für in TrainHeroic gespeicherte Daten kannst du die Löschung zusätzlich über dein TrainHeroic-Konto selbst veranlassen.
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du hast das Recht, deine Daten in einem gängigen Format zu erhalten. Für in TrainHeroic gespeicherte Daten kannst du den Export zusätzlich über dein TrainHeroic-Konto selbst durchführen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
Widerrufsrecht: Einwilligungen – insbesondere zur Nutzung von WhatsApp Business, zur Erfassung biometrischer Daten in Microsoft Excel sowie zur Verarbeitung von Trainingsdaten in TrainHeroic – kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. Bei Widerruf der Einwilligung zur Nutzung von WhatsApp im Rahmen der Plus-Variante kann die Plus-Leistung nur in eingeschränktem Umfang erbracht werden.
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: jan.eric@fuelandfunction.de
8. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Übersicht aller Behörden findest du unter: www.bfdi.bund.de
9. Datensicherheit
Ich setze folgende Sicherheitsmaßnahmen ein:
Passwortschutz und Verschlüsselung der Excel-Dateien mit biometrischen Daten und Trainingsplänen
Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle genutzten Online-Dienste
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei WhatsApp Business
Verschlüsselte Datenübertragung per SSL/TLS bei E-Mail-Kommunikation
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen
Fuel and Function
Jan-Eric Achim Kleemann | Rhönstraße 52; 63477 Maintal | jan.eric@fuelandfunction.de | fuelandfunction.de
Stand: April 2026