Datenschutz
Fuel and Function - Personal Training by Jan-Eric Kleemann
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Jan-Eric Achim Kleemann
Rhönstraße 52
63477 Maintal
Telefon: +49 1522 3261676]
E-Mail: jan.eric@fuelandfunction.de
Website: fuelandfunction.de
2. Grundsätze der Datenverarbeitung
Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung meiner Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO sowie den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen. Ich treffe geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
3. Welche Daten ich erhebe und warum
3.1 Vertragsdaten
Bei Abschluss eines Trainingsvertrags erhebe ich: Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
3.2 Gesundheits- und biometrische Daten
Zur Sicherstellung eines individuellen und gesundheitlich unbedenklichen Trainings erhebe ich: Vorerkrankungen, Verletzungen, Beschwerden, aktuelle Medikamente sowie biometrische Daten wie Körpergewicht, Körpermaße und Körperfettanteil.
Diese Daten werden in Microsoft Excel lokal erfasst und gespeichert. Die Dateien werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Vertragsende werden diese Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)
Speicherdauer: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses, danach unverzügliche Löschung
3.3 Trainingsdaten
Zur Dokumentation und Steuerung des Trainingsfortschritts werden Trainingspläne und trainingsrelevante Leistungsdaten in Microsoft Excel lokal erfasst und gespeichert. Die Dateien werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Trainers gesichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses, danach unverzügliche Löschung
3.4 Kommunikationsdaten
Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Messenger erhebe ich: Inhalt der Kommunikation, Datum und Uhrzeit, Kontaktdaten des Absenders. Bei der Terminbuchung über Calendly werden Name, E-Mail-Adresse und Termindetails erfasst und an Calendly übermittelt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: 3 Jahre
4. Eingesetzte Tools und Dienstleister
4.1 Microsoft Excel
Zur lokalen Erfassung und Speicherung von Trainingsplänen, biometrischen Daten und Kundendaten wird Microsoft Excel verwendet. Die Daten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Trainers gespeichert und nicht in der Cloud oder an Dritte weitergegeben. Microsoft hat keinen Zugriff auf die gespeicherten Inhalte, sofern keine cloudbasierte Synchronisation (z. B. OneDrive) aktiviert ist. Der Trainer verpflichtet sich, die Excel-Dateien durch geeignete Maßnahmen (z. B. Passwortschutz, verschlüsselter Speicher) zu sichern.
Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
4.2 WhatsApp Business
Für die Kundenkommunikation nutze ich WhatsApp Business, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Telefonnummer, Nachrichteninhalte (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) sowie Metadaten. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Meta hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Die Nutzung erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden. Als Alternative stehen E-Mail und Telefon zur Verfügung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
4.3 Gmail
Für die E-Mail-Kommunikation nutze ich Gmail, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
E-Mails werden auf Servern von Google gespeichert und verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
4.4 Google Calendar
Für die Terminplanung nutze ich Google Calendar, einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Dabei können folgende Daten verarbeitet werden: Name, Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung) sowie ggf. E-Mail-Adresse bei geteilten Terminen. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
4.5 Apple Calendar
Ergänzend nutze ich Apple Calendar, einen Dienst von Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland.
Termindaten werden lokal auf dem Gerät sowie ggf. in iCloud gespeichert. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Apple hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Weitere Informationen: https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/
4.6 Calendly
Für die Online-Terminbuchung nutze ich Calendly, einen Dienst der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA.
Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, gewählter Terminslot sowie ggf. weitere im Buchungsformular angegebene Informationen. Die Daten werden auf Servern von Calendly in den USA gespeichert. Calendly hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
Die Nutzung von Calendly ist freiwillig. Als Alternative stehen WhatsApp Business und E-Mail zur Verfügung. Eine Terminbuchung über Calendly setzt die Zustimmung zu den Datenschutzbedingungen von Calendly voraus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. a DSGVO (Einwilligung)
Speicherdauer: Termindaten werden nach Ablauf des Termins automatisch gelöscht, sofern keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.
Weitere Informationen: https://calendly.com/de/pages/privacy
5. Hinweis zu Google-Diensten
Da ich sowohl Gmail als auch Google Calendar nutze, können Daten diensteübergreifend durch Google verarbeitet werden. Ich habe auf diese Verarbeitung keinen Einfluss. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
6. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer zur Vertragserfüllung notwendige Dienstleister haben nur Zugriff auf die für ihre Tätigkeit erforderlichen Daten, eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht oder du ausdrücklich eingewilligt hast.
Excel-Dateien mit biometrischen Daten und Trainingsplänen werden nicht weitergegeben.
Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen der unter Abschnitt 4 genannten Dienste statt. Diese Anbieter haben sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
7. Deine Rechte
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst jederzeit Auskunft über die von mir gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Du hast das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du hast das Recht, deine Daten in einem gängigen Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
Widerrufsrecht: Einwilligungen – insbesondere zur Nutzung von WhatsApp Business sowie zur Erfassung biometrischer Daten in Microsoft Excel – kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: [E-Mail-Adresse]
8. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Übersicht aller Behörden findest du unter: www.bfdi.bund.de
9. Datensicherheit
Ich setze folgende Sicherheitsmaßnahmen ein:
Passwortschutz und Verschlüsselung der Excel-Dateien mit biometrischen Daten und Trainingsplänen
Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle genutzten Online-Dienste
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei WhatsApp Business
Verschlüsselte Datenübertragung per SSL/TLS bei E-Mail-Kommunikation
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen
Fuel and Function
Jan-Eric Achim Kleemann | Rhönstraße 52; 63477 Maintal | jan.eric@fuelandfunction.de | fuelandfunction.de
Stand: April 2026